MUSTAFA NECİB ALAYELİ ÇAĞDAŞ EĞİTİM VAKFI

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. AMAÇ

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Mustafa Necib Alayeli Çağdaş Eğitim Vakfı (“Vakıf”) tarafından işlenen kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak saklanması ile kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Vakıf, kişisel verilerin yalnızca işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca muhafaza edilmesini; bu sürelerin sona ermesi veya kişisel veri işleme şartlarının ortadan kalkması halinde kişisel verilerin mevzuata uygun şekilde imha edilmesini esas alır.

2. KAPSAM

Bu Politika; Vakıf tarafından tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen bursiyer adaylarına, bursiyerlere, Yönetim Kurulu üyelerine, Mütevelli Heyeti üyelerine, internet sitesi ziyaretçilerine ve bursiyer veya bursiyer adaylarının aile bireyleri ve diğer ilgili üçüncü kişilere ait kişisel verileri kapsar.

Politika, Vakfın elektronik ve fiziki ortamlarda gerçekleştirdiği kişisel veri saklama ve imha faaliyetlerine uygulanır.

3. DAYANAK

İşbu Politika; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları, Vakfın faaliyetlerini düzenleyen ilgili mevzuat ve Vakfın Kişisel Veri İşleme Envanteri esas alınarak hazırlanmıştır.

4. TANIMLAR

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilmesi halinde dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: KVKK'nın 6'ncı maddesinde sınırlı olarak sayılan özel nitelikli kişisel verileri; Vakfın mevcut veri işleme faaliyetleri bakımından sağlık ve engellilik verileri ile ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ifade eder.

Periyodik İmha: KVKK’da yer alan kişisel veri işleme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, işbu Politikada belirtilen tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemidir.

Silme: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir.

Yok Etme: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir.

Vakıf: Mustafa Necib Alayeli Çağdaş Eğitim Vakfı’nı ifade eder.

5. KİŞİSEL VERİLERİN BULUNDUĞU KAYIT ORTAMLARI

Elektronik ortamlar: Vakıf internet sitesi ve online burs başvuru sistemi, bilgisayarlar ve elektronik dosyalar, e-posta sistemleri, veri tabanları, sunucular ve yedekleme sistemleri, elektronik muhasebe ve ödeme kayıtları, log kayıtları ve çerez sistemleri.

Fiziksel ortamlar: Basılı başvuru ve bursiyer dosyaları, Yönetim Kurulu ve Mütevelli Heyeti kayıtları, karar, tutanak ve hukuki işlem dosyaları, muhasebe ve ödeme belgeleri ile diğer fiziki arşiv ve dosyalar.

6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI GEREKTİREN SEBEPLER

Kişisel veriler; burs başvurularının alınması ve değerlendirilmesi, bursiyer seçim süreçlerinin yürütülmesi, bursiyerlik ilişkisinin yürütülmesi ve takibi, burs ödemelerinin gerçekleştirilmesi, Yönetim Kurulu ve Mütevelli Heyeti faaliyetlerinin yürütülmesi, Vakfın mevzuattan kaynaklanan hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi, hukuki uyuşmazlıkların yürütülmesi ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, internet sitesinin ve bilgi sistemlerinin güvenliğinin sağlanması ile ilgili kişinin açık rızasının bulunduğu hallerde açık rızaya konu işlemlerin gerçekleştirilmesi amaçlarıyla ve ilgili kişisel veri işleme şartının devam ettiği süreyle sınırlı olarak saklanır.

Saklama süresinin belirlenmesinde öncelikle ilgili mevzuatta özel bir saklama süresi öngörülüp öngörülmediği dikkate alınır. Mevzuatta özel bir süre bulunmaması halinde kişisel veriler, işleme amacı için gerekli olan azami süreyle sınırlı olarak saklanır.

7. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

Kişisel veriler; işlenmesine esas teşkil eden mevzuat hükmünün değiştirilmesi veya yürürlükten kalkması, işleme amacının ortadan kalkması, KVKK’nın 5’inci ve 6’ncı maddelerindeki işleme şartlarının tamamının ortadan kalkması, yalnızca açık rızaya dayalı işlemede açık rızanın geri alınması ve başka bir işleme şartının bulunmaması, ilgili kişinin silme veya yok etme talebinin kabul edilmesi, mevzuatta öngörülen veya Vakıf tarafından belirlenen azami saklama süresinin sona ermesi hallerinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ SAKLANMASI İÇİN ALINAN TEDBİRLER

Vakıf, kişisel verilerin güvenli şekilde muhafaza edilmesi ve hukuka aykırı işlenmesinin veya erişilmesinin önlenmesi amacıyla işleme faaliyetinin niteliğine uygun idari ve teknik tedbirleri alır. Erişim yetkileri görev ve ihtiyaçla sınırlı tutulur; yetkisiz erişim sınırlandırılır; veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği yükümlülükleri gözetilir; bilgi teknolojileri sistemlerinde gerekli güvenlik ve siber güvenlik önlemleri uygulanır; log kayıtları uygun yöntemlerle tutulur; fiziki belgeler yetkisiz erişimi önleyecek şekilde muhafaza edilir ve özel nitelikli kişisel veriler bakımından gerekli ilave güvenlik tedbirleri uygulanır.

9. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA YÖNTEMLERİ

Silme: Elektronik ortamdaki kişisel veriler ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Fiziksel ortamdaki veriler, saklanması gereken diğer bilgilerden ayrıştırılabiliyorsa ilgili kullanıcıların erişemeyeceği şekilde dosyalardan çıkarılır veya erişime kapatılır.

Yok Etme: Fiziksel belgeler kişisel verilerin okunmasını ve yeniden elde edilmesini engelleyecek şekilde parçalanır veya güvenli belge imha yöntemleriyle yok edilir. Elektronik veriler, kayıt ortamına uygun güvenli silme veya imha yöntemleri kullanılarak geri getirilemeyecek hale getirilir.

Anonim Hale Getirme: İşleme amacının kişisel veri olmaksızın sürdürülebileceği durumlarda veriler; maskeleme, toplulaştırma, değişken çıkarma veya veri setine uygun diğer yöntemlerle ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilebilir.

10. SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE SORUMLULUK

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin süreçlerin yürütülmesinden Vakıf Yönetimi sorumludur. Kişisel verileri işleyen veya verilere erişim yetkisi bulunan kişiler kendi görev alanları kapsamında bu Politikaya uygun hareket etmekle yükümlüdür. Teknik sistemlerde gerçekleştirilecek silme, yok etme ve erişim kısıtlama işlemleri, Vakfın yetkilendirdiği teknik personel veya hizmet sağlayıcı tarafından Vakfın talimatları doğrultusunda yerine getirilir.

11. PERİYODİK İMHA

Vakıf tarafından periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlenmiştir. Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların tamamının ortadan kalkması halinde ilgili kişisel veriler, yükümlülüğün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha döneminde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. İlgili kişinin KVKK kapsamında silme veya yok etme başvurusunda bulunması halinde başvuru ayrıca ilgili mevzuatta öngörülen süreler içerisinde değerlendirilir.

12. İMHA İŞLEMLERİNİN KAYIT ALTINA ALINMASI

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin gerçekleştirilen işlemler kayıt altına alınır. İmha işlemlerine ilişkin kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak kaydıyla en az 3 yıl süreyle saklanır.

13. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE GÜNCELLENMESİ

İşbu Politika Vakıf tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Mevzuatta, Vakfın kişisel veri işleme faaliyetlerinde, kullanılan bilgi sistemlerinde veya Kişisel Veri İşleme Envanterinde değişiklik meydana gelmesi halinde Politika gözden geçirilir ve gerekli güncellemeler yapılır.

EK-1 – KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU

Süreç / Veri Grubu

İlgili Kişi

Saklama Süresi

Sürenin Başlangıcı

İmha Zamanı

Burs başvurusu – kimlik, iletişim, eğitim, ekonomik, aile ve sosyal durum verileri

Bursiyer adayı

Burs kazanamayan adaylar bakımından başvuru döneminin sona ermesinden itibaren 3 ay

İlgili burs başvuru döneminin sona ermesi

Saklama süresinin sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

Burs başvurusu kapsamında sağlık ve engellilik verileri

Bursiyer adayı

Burs kazanamayan adaylar bakımından başvuru döneminin sona ermesinden itibaren 3 ay; açık rızanın daha önce geri alınması ve başka bir işleme şartının bulunmaması halinde rızanın geri alınması üzerine imha süreci başlatılır

Başvuru döneminin sona ermesi veya açık rızanın geri alınması

İlgili işleme şartının ortadan kalkmasını takip eden ilk periyodik imha döneminde

Bursiyer kimlik, iletişim ve eğitim bilgileri

Bursiyer

Bursiyerlik ilişkisinin devamı süresince; ilişkinin sona ermesinden sonra hukuki yükümlülüklerin ve hakların korunması için gerekli azami süre boyunca

Bursiyerlik ilişkisinin sona ermesi

Saklama süresinin sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

Bursiyere ilişkin ekonomik ve mali durum bilgileri

Bursiyer

Bursiyerlik ilişkisinin devamı süresince; sonrasında ilgili hukuki, mali ve zamanaşımı süreleri boyunca

Bursiyerlik ilişkisinin veya ilgili mali işlemin sona ermesi

Saklama süresinin sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

Burs ödeme, banka hesabı ve IBAN kayıtları

Bursiyer

İlgili mali işlemin sona ermesinden itibaren uygulanabilir mali ve hukuki mevzuatta öngörülen süre boyunca

İlgili mali işlemin gerçekleşmesi/sona ermesi

Yasal saklama süresinin sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

Bursiyerin sağlık ve engellilik bilgileri

Bursiyer

İşleme amacı ve hukuki şart devam ettiği sürece; açık rızaya dayalı işlemede rızanın geri alınması ve başka bir işleme şartının bulunmaması halinde daha önce imha edilir

İşleme amacının veya hukuki şartın ortadan kalkması

İlk periyodik imha döneminde

Yönetim Kurulu üyelik, kimlik, karar ve görevlendirme kayıtları

Yönetim Kurulu Üyesi

İlgili mevzuatta öngörülen süre ve Vakfın kurumsal/hukuki kayıtlarının muhafazası için gerekli süre boyunca

Görevin veya ilgili kayıt/işlemin sona ermesi

Saklama yükümlülüğünün sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

Yönetim Kurulu iletişim ve meslek/unvan bilgileri

Yönetim Kurulu Üyesi

Görev süresince; sonrasında devam eden hukuki veya kurumsal saklama ihtiyacı bulunduğu ölçüde

Görevin sona ermesi

Saklama şartının sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

Huzur hakkı ve Yönetim Kurulu ödeme kayıtları

Yönetim Kurulu Üyesi

İlgili mali ve hukuki mevzuatta öngörülen süre boyunca

İlgili ödemenin veya hesap döneminin sona ermesi

Yasal saklama süresinin sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

Mütevelli Heyeti kimlik, üyelik, karar ve yasal bildirim kayıtları

Mütevelli Heyeti Üyesi

İlgili mevzuatta öngörülen süre ve Vakfın kurumsal/hukuki kayıtlarının muhafazası için gerekli süre boyunca

Üyeliğin veya ilgili işlemin sona ermesi

Saklama şartının sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

Mütevelli Heyeti iletişim ve meslek/unvan bilgileri

Mütevelli Heyeti Üyesi

Üyelik/görev süresince; sonrasında devam eden hukuki veya kurumsal saklama ihtiyacı bulunduğu ölçüde

Üyeliğin/görevin sona ermesi

Saklama şartının sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

Hukuki işlem, dava, uyuşmazlık ve hakların korunmasına ilişkin kayıtlar

İlgili tüm kişi grupları

İlgili hukuki sürecin sona ermesi ve uygulanabilir zamanaşımı/hak düşürücü sürelerin sona ermesine kadar

Hukuki sürecin kesin olarak sona ermesi

İlgili sürenin sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

İnternet sitesi log ve işlem güvenliği kayıtları

İnternet Sitesi Ziyaretçisi

Bilgi güvenliği amacı için gerekli süre ve varsa uygulanabilir mevzuatta öngörülen süre boyunca

Log kaydının oluşturulması

Saklama süresinin sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

Zorunlu çerezler

İnternet Sitesi Ziyaretçisi

İlgili çerezin teknik işlevinin gerektirdiği süre boyunca

Çerezin oluşturulması

Çerez süresinin sona ermesiyle veya takip eden teknik imha sürecinde

Zorunlu olmayan çerezler

İnternet Sitesi Ziyaretçisi

Çerez Politikası'nda ilgili çerez için belirtilen süre boyunca; açık rızanın daha önce geri alınması halinde rızanın geri alınmasına kadar

Çerezin oluşturulması

Rızanın geri alınması veya belirlenen çerez süresinin sona ermesi üzerine

Bursiyer/bursiyer adaylarının aile bireyleri ve diğer üçüncü kişilere ilişkin bilgiler

Üçüncü Kişi

İlgili burs başvurusu veya bursiyerlik sürecinin gerektirdiği süreyle sınırlı; sonrasında devam eden hukuki saklama sebebi bulunmadığı takdirde ilgili sürenin sonunda

İlgili başvuru veya bursiyerlik sürecinin sona ermesi

Saklama şartının sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

İmha işlem kayıtları

İlgili tüm kişi grupları

En az 3 yıl

İmha işleminin gerçekleştirildiği tarih

Sürenin sona ermesini takip eden ilk uygun imha döneminde

Bağışçı kimlik ve bağış kayıtları

Bağışçı

İlgili mali yılı takip eden takvim yılından başlayarak 10 yıl (Vakıflar Yönetmeliği m.52)

İlgili mali yılın sona ermesi

10 yıllık sürenin sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

Burs kararı sonrası alınan adli sicil kaydı

Bursiyer

Bursiyerlik ilişkisi ve bu ilişkiye bağlı hukuki hak/uyuşmazlıkların gerektirdiği süre boyunca; saklama sebebi sona erdiğinde imha edilir.

Burs verilmesine karar verilmesi ve belgenin fiziki olarak alınması

Saklama sebebinin sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

Yönetim Kurulu adli sicil kaydı

Yönetim Kurulu Üyesi

Yöneticiliğe uygunluk kontrolü için gerekli süre; resmi yönetim dosyasının ayrılmaz parçası ise ilgili belgenin yasal saklama süresi

Uygunluk kontrolünün tamamlanması/görevin sona ermesi

Saklama sebebinin sona ermesini takip eden ilk periyodik imha döneminde

Mütevelli Heyeti - adli sicil verisi işlenmemektedir

Mütevelli Heyeti Üyesi

Adli sicil kaydı alınmaz ve saklanmaz

Uygulanmaz

Uygulanmaz

Burs geri ödeme taahhütnamesi ve hukuki/icrai kayıtlar

Bursiyer

Borç ve varsa icra/dava süreci devam ettiği sürece; sonrasında uygulanabilir zamanaşımı süresi boyunca. Genel kural TBK m.146 uyarınca 10 yıl; muacceliyet ve kesilme halleri ayrıca dikkate alınır.

Alacağın muacceliyeti / borcun veya son hukuki sürecin sona ermesi

Hukuki saklama sebebi ve zamanaşımı süresi sona erdikten sonraki ilk periyodik imha döneminde

Kefil kimlik ve kefalet/taahhüt kayıtları

Kefil

Kefalet/taahhüt ve varsa icra/dava süreci devam ettiği sürece; sonrasında uygulanabilir zamanaşımı süresi boyunca

Kefalet/taahhüt ilişkisinin kurulması ve borcun muacceliyeti

Hukuki saklama sebebi sona erdikten sonraki ilk periyodik imha döneminde

Not: İlgili mevzuatta yukarıdaki sürelerden daha uzun bir saklama süresinin açıkça öngörülmesi halinde mevzuatta öngörülen süre uygulanır. Bir kişisel veri bakımından birden fazla saklama sebebi bulunması halinde, uygulanabilir hukuki saklama sebepleri sona ermeden veri imha edilmez.

Yürürlük ve Onay

İşbu Politika, Mustafa Necib Alayeli Çağdaş Eğitim Vakfı Yönetim Kurulunun …/…/2026 tarihli ve … sayılı kararı ile kabul edilerek yürürlüğe konulmuştur.

Mustafa Necib Alayeli Çağdaş Eğitim Vakfı

Yönetim Kurulu Başkanı

Ad Soyad

İmza