MUSTAFA NECİB ALAYELİ ÇAĞDAŞ EĞİTİM VAKFI

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

Karar Tarihi: ………

Karar No:…….

İÇİNDEKİLER

BÖLÜM 1 - GİRİŞ3

GİRİŞ3

KAPSAM3

POLİTİKA’NIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI3

POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ3

BÖLÜM 2 - KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR4

KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI4

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI4

VAKIF BİRİMLERİNİN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ KONULARINDA FARKINDALIKLARININ ARTIRILMASI VE DENETİMİ………………4

BÖLÜM 3 - KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR5

KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN İLKELERE UYGUN OLARAK İŞLENMESİ5

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI5

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ6

KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI7

KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI7

BÖLÜM 4 - DERNEĞİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU VE İŞLENME

AMAÇLARI8

BÖLÜM 5 - KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI8

BÖLÜM 6- KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI9

KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI9

KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARINI KULLANMASI9

DERNEĞİMİZİN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ9

EK 1 – Kişisel Veri İşleme Amaçları10

EK 2 – Kişisel Veri Sahipleri11

EK 3 – Kişisel Veri Kategorileri12

EK 4 – Vakfımız Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları14

BÖLÜM 1 - GİRİŞ

GİRİŞ

Kişisel verilerin korunması Mustafa Necib Alayeli Çağdaş Eğitim Vakfı (“Vakıf”) için büyük önem arz etmekte olup, Vakfın öncelikleri arasındadır. İşbu Mustafa Necib Alayeli Çağdaş Eğitim Vakfı Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) çerçevesinde Vakfımız tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Vakfımızın veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler açıklanmakta ve böylelikle Vakfımız, kişisel veri sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır. Bu kapsamdaki sorumluluğumuzun tam bilinci ile kişisel verileriniz işbu Politika kapsamında işlenmekte ve korunmaktadır.

Bursiyer adaylarının, bursiyerlerimizin, çalışanlarımızın, Vakıf Yönetim Kurulu ve diğer yetkililerinin, Vakfın bir şekilde kişisel verisini işlediği üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasına T.C. Anayasası, Uluslararası Sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer sair ilgili mevzuat gereğince azami hassasiyet gösterilmektedir.

1.2 AMAÇ VE KAPSAM

Bu Politika’ nın temel amacı Vakıf tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda (bursiyer adaylarının, bursiyerlerimizin, çalışanlarımızın, Vakıf Yönetim Kurulu ve diğer yetkililerinin, Vakfın bir şekilde kişisel verisini işlediği üçüncü kişiler v.b.) kişisel verileri Vakıf tarafından işlenen kişileri bilgilendirilerek şeffaflığı sağlamaktır.

Bu Politika; Vakfımız; Vakfın Yönetim Kurulu, Mütevelli Heyeti ile Bursiyer Adayı ve Bursiyerlerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. Söz konusu kişisel veri sahiplerine ilişkin detaylı bilgilere işbu Politika’ nın EK 2 (“EK 2- Kişisel Veri Sahipleri”) dokümanından ulaşılması mümkündür.

POLİTİKA’NIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Vakfımız yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir. Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları Vakıf uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlemektedir.

POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ

Vakfımız tarafından düzenlenen bu Politika …………….. tarihlidir. Politika’nın tamamının veya belirli maddelerinin yenilenmesi durumunda Politika’nın yürürlük tarihi güncellenecektir. Politika Vakfımızin internet sitesinde (https://www.mustafanecibalayeliegitimvakfi.com) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

BÖLÜM 2 - KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

Vakfımız, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVK Kanunu) 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır.

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

Hassasiyet arz eden kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle Kanun kapsamında özel önem atfedilmiştir. Bu “özel nitelikli” kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. Bu kapsamda, Vakfımız tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Vakfımız bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 3.3. bölümünde yer verilmiştir.

VAKIF BİRİMLERİNİN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ KONULARINDA FARKINDALIKLARININ ARTIRILMASI VE DENETİMİ

Vakfımız, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

Vakfımız mevcut çalışanlarının ve bünyesine yeni dâhil olan çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde danışmanlar ile çalışmaktadır. Bu doğrultuda Vakfımız, ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımlar değerlendirmekte olup ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak yeni eğitimler düzenlemektedir.

BÖLÜM 3 - KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

KİŞİSEL VERİLERİN MEVZUATTA ÖNGÖRÜLEN İLKELERE UYGUN OLARAK İŞLENMESİ

Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun İşleme

Vakfımız, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık, ölçülülük ve sınırlılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında ve amaçla bağlantılı olmayacak şekilde kullanmamaktadır.

Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Vakfımız kişisel verilerin işlendiği süre boyunca doğru ve güncel olması için gerekli önlemleri almakta ve belirli sürelerle kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin gerekli mekanizmaları kurmaktadır.

Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Vakfımız, kişisel verilerin işlenme amaçlarını açıkça ortaya koymakta ve yine iş faaliyetleri doğrultusunda bu faaliyetlerle bağlantılı amaçlar kapsamında işlemektedir.

İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Vakfımız kişisel verileri yalnızca iş faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte ve ölçüde toplamakta olup belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.

İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Vakfımız, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Vakfımız öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi haricinde kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabileceği gibi birden fazla şart da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilmektedir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde, işbu Politika’ nın 3.3 başlığı (“Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi”) içerisinde yer alan şartlar uygulanacaktır.

Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

Aşağıda yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir.

Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söz edilebilecektir.

Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir.

Vakfın Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

Vakfımızın hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.

Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

Vakfımızın Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Vakfımızın meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Özel nitelikli kişisel veriler Vakıf tarafından KVKK'nın 4'üncü maddesindeki genel ilkelere uygun, işleme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde; KVKK m.6/3'te sayılan işleme şartlarından en az birinin bulunması ve Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması kaydıyla işlenir. 12.03.2024 tarihli Kanun değişikliği sonrasında özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde sağlık/sağlık dışı veri ayrımına dayanan eski sistem uygulanmaz.

KVKK m.6/3 uyarınca özel nitelikli kişisel veriler; ilgili kişinin açık rızasının bulunması, kanunlarda açıkça öngörülmesi, fiili imkânsızlık halinde hayat veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması, ilgili kişinin alenileştirdiği verilerin alenileştirme iradesine uygun işlenmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması, sağlık hizmetlerine ilişkin kanuni şartların bulunması, istihdam/iş sağlığı ve güvenliği/sosyal güvenlik/sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması veya KVKK m.6/3'te kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için öngörülen özel şartların oluşması hallerinden uygun olanına dayanılarak işlenebilir.

Vakıf bakımından mevcut özel nitelikli veri işleme faaliyetleri; burs başvurusunda sağlık ve engellilik verilerinin açık rıza temelinde işlenmesi, burs verilmesine karar verilen bursiyerlerden adli sicil kaydının açık rıza temelinde fiziki olarak alınarak bursiyerlik dosyasında saklanması ve yalnızca belirlenen amaçla işlenmesi ile Yönetim Kurulu üyelerinin adli sicil kayıtlarının 5737 sayılı Vakıflar Kanunu m.9 kapsamında yöneticiliğe uygunluğun tespiti amacıyla işlenmesidir. Adli sicil kaydı özel nitelikli kişisel veri olduğundan fiziki dosyaya erişim yalnızca yetkilendirilmiş kişilerle sınırlandırılır.

KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI

Vakfımız, Kişisel Verileri Koruma Kanunu’ nun 10. maddesine ve ikincil mevzuata uygun olarak kişisel veri sahiplerini kişisel verilerinin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda bilgilendirmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Vakfımız hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, üçüncü gerçek kişilere) aktarabilmektedir. Vakfımız bu doğrultuda Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu Politika’ nın EK 4 (“EK 4- Vakfımız Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları”) dokümanından ulaşılması mümkündür.

Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veri sahibinin açık rızası olmasa dahi aşağıda belirtilen şartlardan bir ya da bir kısmının mevcut olması halinde Vakfımız tarafından gerekli özen yükümlülüğü yerine getirilerek ve Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilecektir.

Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin ilgili faaliyetlerin kanunlarda açıkça öngörülmesi,

Kişisel verilerin Vakıf tarafından aktarılmasının bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,

Kişisel verilerin aktarılmasının Vakfımızın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

Kişisel verilerin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Vakfımız tarafından aktarılması,

Kişisel verilerin Vakıf tarafından aktarılmasının Vakfımızın veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,

Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Vakfımızın meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,

Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Özel nitelikli kişisel verilerin yurt içinde aktarılması halinde KVKK m.8 ile m.6'daki işleme şartları birlikte değerlendirilir; aktarım, belirli ve meşru amaçla sınırlı tutulur ve gerekli idari/teknik tedbirler alınır. Vakfın mevcut uygulamasında yurt dışına kişisel veri aktarımı bulunmamaktadır.

Özel nitelikli kişisel veriler bakımından aktarımın hukuki sebebi, ilgili veri işleme faaliyetinin KVKK m.6/3 kapsamındaki hukuki sebebiyle uyumlu olmalıdır. Hukuki sebebi bulunmayan özel nitelikli veri üçüncü kişilere aktarılmaz.

Burs verilmesine karar verilen bursiyerin adli sicil belgesi internet sitesi üzerinden alınmaz; burs kararı sonrasında fiziki olarak temin edilir, yalnızca yetkili Vakıf görevlilerince erişilebilen fiziki bursiyerlik dosyasında saklanır ve hukuken zorunlu olmadıkça üçüncü kişilere aktarılmaz. Sağlık ve engellilik verileri ise burs değerlendirme amacıyla yetkili kişilerle sınırlı olarak işlenir. Adli sicil kaydı özel nitelikli kişisel veri olduğundan fiziki dosyaya erişim yalnızca yetkilendirilmiş kişilerle sınırlandırılır.

BÖLÜM 4 – DERNEĞİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU VE İŞLENME AMAÇLARI

Vakfımız nezdinde, Kanun’un 10. maddesi ve ikincil mevzuat uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilerek, Vakfımızın kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler olmak üzere Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun bir şekilde kişisel veriler işlenmektedir. İşbu Politika ’da belirtilen amaçlar ve şartlar çerçevesinde, işlenen kişisel veri kategorilerine ve kategoriler hakkında detaylı bilgilere Politika’ nın EK 3 (“EK 3- Kişisel Veri Kategorileri”) dokümanından ulaşılabilecektir.

Söz konusu kişisel veri işleme amaçlarına ilişkin detaylı bilgiler Politika’nın EK 1’inde (“EK 1- Kişisel Veri İşleme Amaçları”) yer almaktadır.

BÖLÜM 5 - KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

Vakfımız, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Vakfımız öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

ÖLÜM 6- KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARINI KULLANMASI

Kişisel veri sahipleri bölüm 6.1.’de (“Kişisel Veri Sahibinin Hakları”) sayılmış haklarına ilişkin taleplerini Kurul’un belirlemiş olduğu yöntemlerle Vakfımıza iletebileceklerdir. Bu doğrultuda …………-web sitesi-………………. adresinden ulaşılabilecek “Veri Sahibi Başvuru Formu” ndan yararlanabileceklerdir.

VAKFIMIZIN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ

Vakfımız, kişisel veri sahibi tarafından yapılacak başvuruları Kanun ve ikincil mevzuata uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

Kişisel veri sahibinin, bölüm 6.1.’de (“Kişisel Veri Sahibinin Hakları”) yer alan haklara ilişkin talebini usule uygun olarak Vakfımıza iletmesi durumunda, Vakıf talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.

EK 1 – Kişisel Veri İşleme Amaçları

ANA AMAÇLAR (BİRİNCİL)

ALT AMAÇLAR (İKİNCİL)

Burs başvuru ve değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi

Burs başvurularının alınması ve kayıt altına alınması

Bursiyer adaylarının kimlik ve iletişim bilgilerinin alınması ve doğrulanması

Bursiyer adaylarının eğitim bilgilerinin değerlendirilmesi

Bursiyer adaylarının ekonomik ve mali durumlarının değerlendirilmesi

Bursiyer adaylarının ailevi ve sosyal durumlarının değerlendirilmesi

Bursiyer adaylarının burs kriterlerine uygunluk ve ihtiyaç durumlarının tespit edilmesi

Burs başvurularının değerlendirilmesi ve bursiyer seçim süreçlerinin yürütülmesi

Gerekli olması halinde sağlık ve engellilik bilgilerinin burs değerlendirme sürecinde işlenmesi

Burs başvurusu sonuçlarının ve başvuru sürecine ilişkin kayıtların tutulması

Bursiyerlik süreçlerinin yürütülmesi

Bursiyer kayıtlarının oluşturulması ve güncel tutulması

Bursiyerlik ilişkisinin yürütülmesi

Burs ödemelerinin gerçekleştirilmesi ve takibi

Burs ödemelerine ilişkin banka ve hesap bilgilerinin işlenmesi

Bursiyerin eğitim durumunun ve burs koşullarının devam edip etmediğinin takibi

Bursiyerlik sürecinin belgelendirilmesi

Bursiyerlerle iletişimin yürütülmesi

Vakfın yönetim ve karar alma süreçlerinin yürütülmesi

Yönetim Kurulu üyelik kayıtlarının tutulması

Yönetim Kurulu üyelerinin atanma, seçilme ve görev süreçlerinin yürütülmesi

Yönetim Kurulu karar ve üyelik kayıtlarının tutulması

Mütevelli Heyeti üyelik kayıtlarının tutulması

Mütevelli Heyetinin oluşturulması, toplantı ve seçim süreçlerinin yürütülmesi

Vakfın karar alma süreçlerinin yürütülmesi ve kayıt altına alınması

Yönetim Kurulu ve Mütevelli Heyetine ilişkin yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi

Finans ve ödeme süreçlerinin yürütülmesi

Burs ödemelerinin gerçekleştirilmesi ve takibi

Yönetim Kurulu üyelerine ilişkin huzur hakkı ve diğer ödemelerin gerçekleştirilmesi

Ödeme kayıtlarının oluşturulması ve saklanması

Finans ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi

Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve hukuk işlerinin yürütülmesi

Vakfın mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerinin yerine getirilmesi

Yetkili kurum ve kuruluşlara yapılması gereken bildirimlerin gerçekleştirilmesi

Hukuki süreçlerin ve uyuşmazlıkların yürütülmesi ve takibi

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli işlemlerin gerçekleştirilmesi

Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuka uygun bilgi ve belge taleplerinin karşılanması

Kayıt, saklama ve arşiv süreçlerinin yürütülmesi

Kişisel verilerin ilgili işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilmesi

Mevzuattan kaynaklanan saklama ve arşiv yükümlülüklerinin yerine getirilmesi

Olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil edebilecek kayıtların muhafaza edilmesi

Saklama süresi sona eren kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

İnternet sitesi ve online burs başvuru süreçlerinin yürütülmesi

İnternet sitesinin çalışmasının ve sürekliliğinin sağlanması

İnternet sitesi ve bilgi sistemlerinin güvenliğinin sağlanması

Online burs başvuru formunun çalışmasının ve başvuruların iletilmesinin sağlanması

Zorunlu çerezlerin ve gerekli teknik kayıtların yönetilmesi

Site ve sistem güvenliği kapsamında log kayıtlarının tutulması

Zorunlu olmayan çerezlerin ilgili kişinin açık rızası doğrultusunda kullanılması

Çerez tercihlerinin kaydedilmesi ve yönetilmesi

Kişisel veri güvenliğinin sağlanması

Kişisel verilere hukuka aykırı erişimin önlenmesi

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi

Kişisel verilerin güvenli şekilde muhafazasının sağlanması

Bilgi teknolojileri ve siber güvenlik tedbirlerinin uygulanması ve takibi

Kişisel verilere erişim yetkilerinin belirlenmesi ve kontrol edilmesi

Bağış süreçlerinin yürütülmesi

Bağışların kabulü, bağışçı kayıtlarının ve bağış makbuzlarının oluşturulması; mali ve muhasebesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Bursiyerlik süreçlerinin yürütülmesi

Burs almaya hak kazanan adayların seçiminin kesinleştirilmesi; gerekli hukuki şart bulunması halinde adli sicil kaydının değerlendirilmesi

Bursiyerlik ve geri ödeme süreçlerinin yürütülmesi

Noterde düzenlenen burs geri ödeme taahhütnamelerinin alınması, geri ödeme takviminin izlenmesi, gerektiğinde alacağın icra ve dava yoluyla tahsili

Bursiyerlik ve geri ödeme süreçlerinin yürütülmesi

18 yaşından küçük bursiyerler bakımından kefil bilgilerinin alınması ve kefalet/taahhüt ilişkisinin yürütülmesi

Vakfın yönetim ve karar alma süreçlerinin yürütülmesi

Yönetim Kurulu üyelerinin 5737 sayılı Kanun m.9 kapsamındaki yöneticilik şartlarına uygunluğunun kontrolü

EK 2 – Kişisel Veri Sahipleri

KİŞİSEL VERİ SAHİBİ KATEGORİLERİ

AÇIKLAMA

Bursiyer Adayı

Vakıf tarafından sağlanan burslardan yararlanmak amacıyla burs başvurusunda bulunan ve başvuru kapsamında kişisel verilerini Vakfa ileten gerçek kişiler.

Bursiyer

Vakıf tarafından yapılan değerlendirme sonucunda burs almaya hak kazanan ve kendisine burs sağlanan gerçek kişiler.

Yönetim Kurulu Üyesi

Vakfın Yönetim Kurulunda görev alan, Vakfın yönetim ve karar alma süreçlerine katılan gerçek kişiler.

Mütevelli Heyeti Üyesi

Vakfın Mütevelli Heyetinde yer alan ve ilgili mevzuat ile Vakıf senedi kapsamında görev ve yetkileri bulunan gerçek kişiler.

İnternet Sitesi Ziyaretçisi

Vakfa ait internet sitesini ziyaret eden ve ziyaret sırasında IP adresi, log kayıtları, tarayıcı bilgileri ve çerez verileri gibi teknik verileri işlenebilen gerçek kişiler.

Üçüncü Kişi

Bursiyer adayları veya bursiyerlerle ilişkili olmaları nedeniyle kişisel verileri Vakfa iletilebilen anne, baba, kardeş ve bakmakla yükümlü olunan diğer kişiler gibi gerçek kişiler.

Bağışçı

Vakfa ayni veya nakdi bağışta bulunan ve bağış işlemleri kapsamında kimlik ve iletişim verileri işlenen gerçek kişiler.

Kefil

18 yaşından küçük bursiyerlerin noterde düzenlenen geri ödeme taahhüdünde kefil sıfatıyla yer alan anne, baba veya kamu çalışanı gerçek kişiler.

EK 3 – Kişisel Veri Kategorileri

KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

AÇIKLAMA

Kimlik Bilgisi

Kişinin kimliğinin belirlenmesine ve tanınmasına ilişkin verilerdir. Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum yeri, doğum tarihi, nüfusa kayıtlı olunan il, anne-baba adı ile Yönetim Kurulu ve Mütevelli Heyeti üyelerine ilişkin kimlik ve üyelik kapsamında tutulan bilgiler bu kategoride yer almaktadır.

İletişim Bilgisi

İlgili kişiyle iletişim kurulmasını sağlayan telefon numarası, e-posta adresi ve ikametgâh/adres bilgileri gibi kişisel verilerdir.

Eğitim Bilgisi

Bursiyer adayı ve bursiyerlerin eğitim durumlarının değerlendirilmesi ve takip edilmesi kapsamında işlenen; mezun olunan okul, yükseköğretim kurumu, bölüm, eğitim süresi, sınıf ve benzeri eğitim bilgileridir. Burs değerlendirmesi kapsamında alınan aile bireylerinin eğitim durumuna ilişkin bilgiler de bu kapsamdadır.

Finansal/Ekonomik Bilgi

Burs başvurusunun değerlendirilmesi, bursiyerlik ve ödeme süreçlerinin yürütülmesi ile Vakfın mali işlemlerinin gerçekleştirilmesi kapsamında işlenen; hane geliri, aylık barınma/kira gideri, başka kurum veya kişilerden alınan burs ve gelirler, maddi durum beyanı, banka hesap ve IBAN bilgileri ile huzur hakkı ve ödeme kayıtları gibi verilerdir.

Aile Bireyleri ve Sosyal Durum Bilgisi

Burs başvurusunun değerlendirilmesi kapsamında bursiyer adayı veya bursiyerin ailevi ve sosyal durumuna ilişkin işlenen verilerdir. Anne, baba ve kardeşlere ilişkin bilgiler, ebeveynlerin medeni durumu, ailede bakmakla yükümlü olunan kişilere ilişkin bilgiler ve şehit/gazi çocuğu olma bilgisi bu kapsamdadır.

Görsel Kayıt Bilgisi

Burs başvurusu ve bursiyerlik süreçleri kapsamında ilgili kişiden alınan vesikalık fotoğraf gibi görsel nitelikteki kişisel verilerdir.

İşlem Güvenliği Bilgisi

Vakfın internet sitesinin ve bilgi sistemlerinin güvenliğinin sağlanması ve internet sitesi üzerinden gerçekleştirilen işlemlerin güvenli biçimde yürütülmesi kapsamında işlenen IP adresi, tarayıcı bilgileri, çerez kimlikleri ve log kayıtları gibi teknik verilerdir.

Hukuki İşlem Bilgisi

Vakfın hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, Yönetim Kurulu ve Mütevelli Heyetine ilişkin yasal süreçlerin yürütülmesi, hukuki uyuşmazlıkların takibi ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması kapsamında işlenen dava, hukuki işlem, karar, bildirim ve benzeri kayıt ve belgelerdir.

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Vakfın mevcut faaliyetleri kapsamında sağlık ve engellilik verileri ile ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veriler işlenebilmektedir. Burs verilmesine karar verilen bursiyerin adli sicil belgesi internet sitesi üzerinden alınmaz; burs kararı sonrasında fiziki olarak alınır ve bursiyerlik dosyasında saklanır. Yönetim Kurulu üyelerinin adli sicil kayıtları yöneticiliğe uygunluk amacıyla işlenir.

Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri Bilgisi

Burs verilmesine karar verilen bursiyerlerden burs kararı sonrasında fiziki olarak alınarak bursiyerlik dosyasında saklanan adli sicil belgesi ile Yönetim Kurulu üyelerinden alınan adli sicil kayıtlarıdır. Yönetim Kurulu üyelerinin adli sicil kayıtları, 5737 sayılı Vakıflar Kanunu'nun 9'uncu maddesinde düzenlenen vakıf yöneticiliğine engel mahkûmiyetlerin kontrolü amacıyla işlenir. Bu veriler KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir.

Hukuki İşlem Bilgisi

Bursiyerlerden alınan noter düzenlemeli geri ödeme taahhütnameleri, kefalet kayıtları, geri ödeme takibi, icra ve dava dosyaları ile Vakfın haklarının tesisi, kullanılması veya korunmasına ilişkin diğer hukuki kayıt ve belgelerdir.

EK 4 – Vakfımız Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları

Vakfımız Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak Vakfımız tarafından işlenen kişisel veriler aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:

Kanunen Yetkili Özel Hukuk Kişileri

Kanunen Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları

Vakıf Yönetim Kurulu Üyeleri

Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.

VERİ AKTARIMI YAPILABİLECEK

KİŞİLER

TANIMI

VERİ AKTARIM AMACI

Kanunen Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları

İlgili mevzuat hükümlerine göre Vakfımızın bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları

Örneğin; İçişleri Bakanlığı

İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep

ettiği amaçla sınırlı olarak

Kanunen Yetkili Özel Hukuk Kişileri

İlgili mevzuat hükümleri uyarınca kanunen belirlenmiş belirli şartlara uygun olarak kurulmuş ve yine kanunun belirlediği çerçevede faaliyetlerini devam ettiren kurum veya kuruluşlar (Örneğin; bankalar, bağımsız denetçiler) anlamına gelmektedir.

İlgili özel kurum ve kuruluşların yürütmekte olduğu faaliyetler kapsamında giren konular ile ilgili sınırlı olarak kişisel veriler paylaşılmaktadır.

Vakıf Yönetim Kurulu Üyeleri

Vakıf Yönetim Kurulu Üyeleri

Vakıf Yönetim Kurulu faaliyetlerinin

yürütülmesi amacıyla sınırlı olarak paylaşılmaktadır.

Yürürlük ve Onay

İşbu Politika, Mustafa Necib Alayeli Çağdaş Eğitim Vakfı Yönetim Kurulunun …/…/2026 tarihli ve … sayılı kararı ile kabul edilerek yürürlüğe konulmuştur.

Mustafa Necib Alayeli Çağdaş Eğitim Vakfı

Yönetim Kurulu Başkanı

Ad Soyad

İmza